Rathaus muss nachbessern: Prüfer kritisieren Stadt Monika Jäger Minden. Lief alles gut bei der Anschaffung von I-Pads für Schulen? Um diese Frage ging es unlängst im nicht öffentlichen Teil des Rechnungsprüfungsausschusses. Außerdem gab es Kritik an der Vergabe von öffentlichen Aufträgen – oder besser daran, wie diese innerhalb der Verwaltung abgewickelt wird. Die Aufgabe des Rechnungsprüfungsamtes ist, minutiös zu überprüfen, ob alle bürokratisch vorgegebenen Regelungen, Vorgaben und Absprachen eingehalten werden – oft dienen daraus resultierende Empfehlungen dazu, Abläufe in der Verwaltung effizienter, vergleichbarer und transparenter zu machen. Im Fall der I-Pad-Beschaffung ging es darum, diese Geräte schnell zu bestellen, denn die waren wegen der Corona-Krise und des Fernunterrichts extrem gefragt. Zugleich musste alles bis Jahresende abgewickelt werden, weil sonst Förderungen weggefallen wären. In dieser Situation signalisierte das Kommunale Rechenzentrum (KRZ), dass es liefern könnte. Und Minden bestellte dort. Das war allerdings ein Risiko. Denn zu dem Zeitpunkt war noch nicht klar, ob die Stadt nicht eigentlich europaweit ausschreiben müsste. Für eine Bestellung beim KRZ hätte zunächst ein Wirtschaftsprüfer dessen sogenannte „Inhousefähigkeit" für Beschaffungen bestätigen müssen. Die Prüfung lief aber noch, als die Aufträge erteilt wurden. Der Kreis Minden-Lübbecke hatte empfohlen, in dieser Zeit lieber europaweit auszuschreiben. Minden entschied anders und bestellte die I-Pads beim KRZ, um sie so schnell wie möglich zu haben. Was bildungspolitisch klug war, war jedoch verfahrenstechnisch riskant. Die Verwaltung hätte unter Umständen Fördermittel zurückzahlen müssen, so der Prüfbericht. Allerdings war absehbar, dass das KRZ – wie dann auch geschehen – seine Zulassung bekommen würde. Dennoch empfahl das Rechnungsprüfungsamt die europaweite Ausschreibung. Weil die Stadt dem nicht gefolgt war, kam der Vorgang nun in den technischen Prüfbericht. „I-Pads wurden erstens so schnell wie möglich und zweitens rechtmäßig nach dem bestehenden Verfahren bei der Stadt Minden beschafft", teilt Pressesprecherin Susann Lewerenz dazu auf MT-Anfrage mit. Auch der zweite Aspekt geht tief ins Innenleben der Behörde. Kurz gesagt: Verschiedene Stellen in der Verwaltung und den Städtischen Betrieben Minden (SBM), die mit Auftragsvergabe zu tun haben, gehen nicht nach einheitlichen Prinzipien vor. Zu Themen wie Aktenführung, Vergabeverfahren und Vertragsgestaltung erfolge „so gut wie kein Informationsaustausch zwischen den Fachbereichen und teilweise auch kein Austausch innerhalb der Fachbereiche". Vorhandene Checklisten, die es seit 2013 gibt, werden laut Rechnungsprüfungsamt selten genutzt, und die Mitarbeitenden sind nicht immer ausreichend für diese Aufgabe geschult. Die Beratung von neuen Kolleginnen und Kollegen zu Dokumentation, Vergaberecht und Schlusszahlungen übernimmt dann oft das Rechnungsprüfungsamt, dessen Aufgabe das aber im eigentlichen Sinne nicht ist. Es werde bereits daran gearbeitet, das zu ändern, teilt Pressesprecherin Susann Lewerenz mit. Nachdem im Herbst 2020 der Umgang mit dem SKM-Gutachten zur Multifunktionshalle beanstandet worden war, werde nochmals intensiver an „verwaltungsinternen Optimierungen bei den Vergabeverfahren" gearbeitet. Auch darum empfehle das Rechnungsprüfungsamt, vorhandene Checklisten für die Dokumentation von Vergabeverfahren und Schlussrechnungen zu nutzen. Verantwortlich für die Vergaben ist die jeweilige Bereichsleitung als Fachaufsicht. „Da aber nicht immer alle Kolleginnen und Kollegen in diese sehr komplexe Thematik des Vergaberechts eingearbeitet sind, wird es künftig Schulungen geben, für die wir auch eine neue Software nutzen wollen." Ob damit alles besser wird, darüber soll dann im kommenden Jahr im Ausschuss berichtet werden. Ziel sei, die Prozesse zukünftig entsprechend zu strukturieren und für alle zu vereinheitlichen. Deutlich sagt der Bericht der städtischen Rechnungsprüfer aber auch: „Als Ergebnis wird festgestellt, dass von allen Fachbereichen gute Arbeit geleistet wird. Die Quoten der beanstandeten Vergabevorschläge und Schlussrechnungen sind gering." Von 503 Vergaben wurden drei beanstandet, von 223 Schlussrechnungen 25.

Rathaus muss nachbessern: Prüfer kritisieren Stadt

Die Stadt Minden hat die Auftragsvergabe für die Beschaffung von I-Pads schneller vorangetrieben, als die Vorschrift erlaubt hat. MT-Foto (Archiv): Alex Lehn

Minden. Lief alles gut bei der Anschaffung von I-Pads für Schulen? Um diese Frage ging es unlängst im nicht öffentlichen Teil des Rechnungsprüfungsausschusses. Außerdem gab es Kritik an der Vergabe von öffentlichen Aufträgen – oder besser daran, wie diese innerhalb der Verwaltung abgewickelt wird.

Die Aufgabe des Rechnungsprüfungsamtes ist, minutiös zu überprüfen, ob alle bürokratisch vorgegebenen Regelungen, Vorgaben und Absprachen eingehalten werden – oft dienen daraus resultierende Empfehlungen dazu, Abläufe in der Verwaltung effizienter, vergleichbarer und transparenter zu machen.

Im Fall der I-Pad-Beschaffung ging es darum, diese Geräte schnell zu bestellen, denn die waren wegen der Corona-Krise und des Fernunterrichts extrem gefragt. Zugleich musste alles bis Jahresende abgewickelt werden, weil sonst Förderungen weggefallen wären. In dieser Situation signalisierte das Kommunale Rechenzentrum (KRZ), dass es liefern könnte. Und Minden bestellte dort.

Malina Reckordt

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Das war allerdings ein Risiko. Denn zu dem Zeitpunkt war noch nicht klar, ob die Stadt nicht eigentlich europaweit ausschreiben müsste. Für eine Bestellung beim KRZ hätte zunächst ein Wirtschaftsprüfer dessen sogenannte „Inhousefähigkeit" für Beschaffungen bestätigen müssen. Die Prüfung lief aber noch, als die Aufträge erteilt wurden. Der Kreis Minden-Lübbecke hatte empfohlen, in dieser Zeit lieber europaweit auszuschreiben.

Minden entschied anders und bestellte die I-Pads beim KRZ, um sie so schnell wie möglich zu haben. Was bildungspolitisch klug war, war jedoch verfahrenstechnisch riskant. Die Verwaltung hätte unter Umständen Fördermittel zurückzahlen müssen, so der Prüfbericht. Allerdings war absehbar, dass das KRZ – wie dann auch geschehen – seine Zulassung bekommen würde. Dennoch empfahl das Rechnungsprüfungsamt die europaweite Ausschreibung. Weil die Stadt dem nicht gefolgt war, kam der Vorgang nun in den technischen Prüfbericht. „I-Pads wurden erstens so schnell wie möglich und zweitens rechtmäßig nach dem bestehenden Verfahren bei der Stadt Minden beschafft", teilt Pressesprecherin Susann Lewerenz dazu auf MT-Anfrage mit.

Auch der zweite Aspekt geht tief ins Innenleben der Behörde. Kurz gesagt: Verschiedene Stellen in der Verwaltung und den Städtischen Betrieben Minden (SBM), die mit Auftragsvergabe zu tun haben, gehen nicht nach einheitlichen Prinzipien vor. Zu Themen wie Aktenführung, Vergabeverfahren und Vertragsgestaltung erfolge „so gut wie kein Informationsaustausch zwischen den Fachbereichen und teilweise auch kein Austausch innerhalb der Fachbereiche". Vorhandene Checklisten, die es seit 2013 gibt, werden laut Rechnungsprüfungsamt selten genutzt, und die Mitarbeitenden sind nicht immer ausreichend für diese Aufgabe geschult. Die Beratung von neuen Kolleginnen und Kollegen zu Dokumentation, Vergaberecht und Schlusszahlungen übernimmt dann oft das Rechnungsprüfungsamt, dessen Aufgabe das aber im eigentlichen Sinne nicht ist.

Es werde bereits daran gearbeitet, das zu ändern, teilt Pressesprecherin Susann Lewerenz mit. Nachdem im Herbst 2020 der Umgang mit dem SKM-Gutachten zur Multifunktionshalle beanstandet worden war, werde nochmals intensiver an „verwaltungsinternen Optimierungen bei den Vergabeverfahren" gearbeitet. Auch darum empfehle das Rechnungsprüfungsamt, vorhandene Checklisten für die Dokumentation von Vergabeverfahren und Schlussrechnungen zu nutzen.

Verantwortlich für die Vergaben ist die jeweilige Bereichsleitung als Fachaufsicht. „Da aber nicht immer alle Kolleginnen und Kollegen in diese sehr komplexe Thematik des Vergaberechts eingearbeitet sind, wird es künftig Schulungen geben, für die wir auch eine neue Software nutzen wollen." Ob damit alles besser wird, darüber soll dann im kommenden Jahr im Ausschuss berichtet werden. Ziel sei, die Prozesse zukünftig entsprechend zu strukturieren und für alle zu vereinheitlichen.

Deutlich sagt der Bericht der städtischen Rechnungsprüfer aber auch: „Als Ergebnis wird festgestellt, dass von allen Fachbereichen gute Arbeit geleistet wird. Die Quoten der beanstandeten Vergabevorschläge und Schlussrechnungen sind gering." Von 503 Vergaben wurden drei beanstandet, von 223 Schlussrechnungen 25.

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